7 exemples de situations de crise au démarrage, qui donnent à réfléchir

Crise au démarrage d'un projet : il ne faut pas avoir le mal de mer !

Crise au démarrage d'un projet : il ne faut pas avoir le mal de mer !

Dans un article précédent ‘Un démarrage (très) difficile, cela n’arrive pas qu’aux autres !‘ je partageais avec vous le fait qu’entre 1 à 2 démarrages sur 10 sont qualifiés de difficiles par les dirigeants que j’ai rencontré jusque-là.

A l’extrême on parle de crise au démarrage.

Mais une situation de crise au démarrage c’est quoi concrètement ?

« Démarrage » ? : ce terme que j’utilise est synonyme de « mise en service », ou « go-live » dans la terminologie anglo-saxonne, ou bien encore « déploiement » dans certains cas.

Le démarrage, c’est le moment ou finalement le commanditaire du projet prend possession de ce qui a été réalisé par l’équipe projet.

Le démarrage c’est le moment où on tourne la clé, le moment où la machine est mise en service et utilisée en production, le moment où on bascule les systèmes informatiques, le moment où un nouveau produit est fabriqué et distribué pour la première fois à des clients, le moment où les premiers invités arrivent à l’événement unique que vous avez organisé.

C’est le moment où le commanditaire commence à exploiter l’ouvrage que l’équipe projet a réalisé. C’est le moment où il commence à en tirer les bénéfices.

Un démarrage difficile c’est quand rien ne se passe comme prévu au moment où vous tournez la clé. Quand tout part de travers, quand vous avez l’impression ne pas comprendre ce qui se passe, bref quand la situation vous échappe.

La situation de crise c’est quand les conséquences clients deviennent insoutenables.

Ce moment arrive très vite. Il arrive dans les 5 à 10 jours qui suivent le démarrage.

Un peu comme une tempête en mer que l’on voit se lever au loin. Le temps de trouver une nouvelle route et c’est déjà trop tard. Et c’est fou comme les vagues sont hautes quand on est dedans :-(

7 exemples tirés de mes missions de gestion de crises sur des démarrages de projets

Situation de crise n°1 : 800 personnes au chômage technique 4 jours sur 5. Redémarrage de l’usine à la 7eme semaine. Mise en rupture des clients sur tous les marchés et tous les canaux de distribution. Sortie de crise au 5eme mois. Traitement du passif sur plus d’un an.

Projet : réingénierie des processus et externalisation d’une partie de l’activité industrielle in-situ.

Situation de crise n°2 : Les services des douanes mettent en demeure un entrepositaire agréé de mettre sous scellés son entrepôt unique, pour défaut de comptabilité matière et documents de circulation erronés. Sortie de crise au 4eme mois. Traitement du passif sur plus d’un an.

Projet : changement du système informatique de gestion d’entrepôt et de gestion des documents douaniers.

Situation de crise n°3 : Capacité d’expédition d’un site industriel stratégique réduite à 20% de la normale, pendant plusieurs semaines après le démarrage. Perte de 30% de la clientèle sur le marché national. Equipe commando de plus de 100 personnes :-o . Sortie de crise au 6ème mois. Il aura fallu presque 2 ans pour traiter le passif.

Projet : réorganisation complète de la supply chain.

Situation de crise n°4 : Arrêt du traitement des factures quotidiennes d’un grand distributeur, pendant 3 semaines.

Projet : mise en conformité des systèmes avec la Loi de Modernisation de l’Economie.

Situation de crise n°5 : Multiplication par 3 du nombre de personnes nécessaire pour gérer l’activité pièces détachées d’un industriel, fournisseur stratégique de l’état. Dégradation inacceptable des taux de services. Intervention du cabinet ministériel. Stabilisation de la situation au 18ème mois.

Projet : externalisation d’une partie de la logistique de distribution.

Situation de crise n°6 : Une commande sur deux livrée avec des erreurs, chez un gros distributeur de l’ameublement. Augmentation anormale des capacités de stockage pour les produits importés de chine : mise en place d’une organisation de crise pour gérer 3 plateformes logistiques additionnelles. Sortie de crise sous 12 mois.

Projet : sous-traitance d’une partie de la logistique de distribution.

Situation de crise n°7 : Risque de rupture d’approvisionnement de tous les restaurants d’une grande chaîne de restauration rapide. Situation de crise déclenchée quelques semaines seulement avant le démarrage.

Projet : changement de prestataire logistique

Dans tous ces exemples il faudrait aussi vous expliquer qu’en plus du coût économique de la crise, les bénéfices attendues par le projet n’ont jamais vu le jour où se sont transformés en préjudices sur le long terme :-(

On est d’accord, vous pensez à la même chose que moi, ce n’est pas pour rire !

Si les détails vous intéressent, dites le moi, je publierais des fiches descriptives avec faits et chiffres.

Ces expériences et les leçons que j’en ai tirée me servent tous les jours en tant que directeur de projet. Vous aussi vous pouvez en tirer parti. Inscrivez-vous au bulletin de CaptainProjet

Points communs à toutes ces situations de crise

  • Au début la situation est incompréhensible, et elle le reste assez longtemps, plusieurs semaines voir plusieurs mois selon les personnes.
  • La réaction systématique des premiers jours est « demain ça ira mieux ».
  • La pression devient insoutenable de l’extérieur : les clients qui se plaignent, la maison mère qui demande des explications, les fournisseurs qui ne veulent plus travailler pour vous (si si ça arrive :-o ). C’est le début de la situation de crise.
  • La prise de conscience de la situation n’est pas collective et n’est pas immédiatement partagée par tous.
  • La crise passe par une phase ou plus personne n’est capable d’analyser la situation.
  • La crise passe par des problèmes de communications entre les personnes.
  • L’analyse de ces situations m’a permis de développer une méthode pour réagir très vite et à chaud. J’écrirai un article sur ce sujet.

Je vous le promets je ne souhaite à personne de vivre une telle expérience. Elle est éprouvante à un tel point que certaines personnes le paie de leur santé.

Diagnostiquez votre projet et réagissez tant qu’il en est encore temps !

Une des questions qui vient à l’esprit, c’est comment est-ce possible, comment peut-on perdre le contrôle de la situation ?

Les fondamentaux de la gestion de projet n’ont pas été respectés, soit par manque de compétence du directeur de projet, soit par manque d’autorité ou de leadership dudit directeur de projet ou encore par défaut de gouvernance de projet.

Comme les exemples l’attestent, et même si les noms des entreprises n’ont pas été dévoilés, cela arrive aussi bien à des débutants en gestion de projet qu’à des pro et aussi bien à des PME PMI qu’à des grandes sociétés.

Réagissez AVANT le démarrage. Révisez vos fondamentaux et si vous avez un doute, NE DEMARREZ PAS.

Réagissez tant qu’il en est encore temps

Allez (beaucoup) plus loin avec mes guides et mes formations projet.

Suivez mes conseils pas à pas et mettez toutes les chances de votre côté pour réussir des démarrages exemplaires. Inscrivez-vous au bulletin de CaptainProjet et recevez gratuitement des conseils pratiques, des formations pour chef de projet, et des méthodes pour réussir, entre autre, les démarrages de vos projets.

 

Discussions

  1. Frédéric Vandeuvre a écrit :

    Bonjour,

    Merci pour ces témoignages…

    J’ai particulièrement apprécié votre description synthétique des points communs à toutes les situations de crise que vous décrivez. On s’y croirait… même si cela donne à réfléchir!

    Je suis preneur de vos conseil sur la meilleure façon de réagir très vite et à chaud face à ces go-live qui dérappent parfois…

  2. Le chérubin a écrit :

    Edifiant, Laurent!
    Tous ces exemples sont édifiants…
    On peut ajouter aussi toutes ces bascules miracles sous un ERP qui fait tout et surtout ce qu’il peut qui ont sclérosé quelques entreprises…
    La fabuleuse cohabitation de deux WMS de même éditeur mais de 2 versions différentes, une chez le prestataire et l’autre chez son client, qu’on a pas interfacé pour des raisons de sécurité (sic!) donc les stocks sont finalement gérés sur un tableur!
    La dénonciation du contrat de prestation logistique avec le prestataire délaissé alors que le prestataire élu n’est pas prêt….
    Toutes ces sources de revenus quasi inépuisables me font rêver… LOL…
    Bonne journée.

    • Alex Duteutre a écrit :

      Bonjour,

      J’ai aussi vu de la salade mixée dans une livraison pharma par un nouveau prestataire, des impressions étiquettes erronées/inadaptées pendant plusieurs jours à sortir sur imprimante en mode « war-word »… et même la réception de près de dix palettes hyper urgentes/sensibles impossible à retrouver/tracker dans l’entrepôt pendant près d’une semaine… au go live bien sûr!!

      Ca fait toujours réver!

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