image 4 techniques simples pour éviter les problèmes sur les projetsL’été c’est l’occasion des barbecues en famille ou entre amis et des réceptions en plein air.

Réussir une garden party de plus de 40 personnes est avant tout une affaire d’anticipation.

Voilà une petite histoire qui est arrivée à un ami qui m’avait invité, il y a quelques années, et que je ne souhaite à personne :

  • L’orchestre qu’il avait commandé n’est jamais venu, ils n’ont jamais reçu sa commande
  • Il ne surveillait pas suffisamment le feu et la moitié des saucisses ont été carbonisées
  • Son fournisseur de saucisses et merguez était en rupture de stocks. Il n’avait pas commandé et il avait attendu la veille avant d’y aller. Cela lui a coûté 20% de plus pour en trouver au dernier moment.
  • On était en pleine période de l’Armada et il y avait pénurie de barnums. Ce jour-là il a eu des averses. (l’Armada est un rassemblement de grands voiliers organisé à Rouen. Je vous invite à y assister au moins une fois, cela vaut le déplacement. Rendez-vous en 2013 ;-).
  • La préfecture avait mis en place un plan de circulation extraordinaire pour assurer la sécurité des plus de 9 millions de visiteurs à l’Armada. Des invités qui venaient de loin sont arrivés avec 3 heures de retard ! (je vous laisse imaginer l’ambiance). )

Tous ces problèmes auraient pu être évités avec une bonne anticipation.

Prévoir ce qui doit arriver et ce qui peut se produire est nécessaire pour la réussite de tout projet.

Voici donc quatre techniques simples, valables quel que soit le type de projet, pour anticiper efficacement et éviter les problèmes.

Réussir un projet n°1 : visualiser clairement le résultat final attendu

C’est quoi et c’est comment une garden party réussie ? Imaginez la scène dans son ensemble et réfléchissez aux détails qui feront la différence.

Imaginez ce barbecue géant (fermez les yeux si c’est plus facile pour vous) Vous sentez l’odeur des gambas grillées puis le goût de la viande bien cuite (il en faut pour tous les goûts). Vous voyez tous vos invités arriver avec le sourire, ils ont trouvés facilement avec le plan que vous leur avez envoyés par email. Votre discours est fluide, on vous applaudi… Puis vous notez tout ce qu’il faut faire et tout ce qu’il ne faut pas oublier, pour que cette image se réalise.

Prenez le temps de vous faire une représentation claire et précise du résultat final :

  • distinguez bien les livrables des actions. Les livrables c’est par exemple l’orchestre qui joue de la musique ou le barnum et les tables installées. Les actions c’est trouver, réserver et commander l’orchestre ; puis c’est aller chercher le barnum et les tables, les monter et dresser la table.
  • mettez-vous à la place de vos invités (les utilisateurs d’une manière générale) et décrivez ce qu’ils vont retenir de cette journée (ce que vous allez leur apporter d’une manière générale)
  • affinez votre vision en la partageant autour de vous (avec votre équipe, votre commanditaire et les utilisateurs finaux)
Un conseil : ne perdez pas de vue la solution finale, même quand vous êtes la tête sous le guidon, cela aide à redéfinir les priorités.

Avez-vous une vision claire et détaillée du résultat final de votre projet ?

Réussir un projet n°2 : prévoir les imprévus

Prévoyez un budget complémentaire et réservez du temps pour les imprévus.

Retenez qu’il existe deux grands types d’imprévus :

  • ce que vous n’avez pas pris en compte, dès le début, dans le travail à faire et qui va se traduire par du travail en plus. Comme le fait d’apprendre la veille qu’il y a des invités végétariens. Il va leur falloir un menu spécial.
  • les événements qui viennent perturber la marche du projet. Comme les 9 millions de visiteurs à l’Armada, ou que votre conjoint se soit cassé la jambe la semaine dernière et qu’il ne puisse pas vous aider.

Le budget et le délai à prendre en compte pour les imprévus varient habituellement entre 5 et 25%.

Conseil d’ami : démarrer un projet sans budget ni délai pour les imprévus c’est comme se lancer dans une course avec un boulet attaché au pied, au premier nid de poule vous restez sur place.

Pour les imprévus, quels budget et délai supplémentaires prévoyez-vous vous votre projet ?

Réussir un projet n° 3 : commencer le plus tôt possible

N’attendez pas la dernière minute pour vous y mettre. Vous connaissez la fable de La Fontaine, le Lièvre et la Tortue, « rien ne sert de courir ; il faut partir à point… » pas besoin de dessin.

image 4 techniques simples pour éviter les problèmes sur les projets - commencer le plus tôt possibleLe cas de la rupture de stock de saucisses est un cas typique de problème d’approvisionnement sur les projets.

En plus il est fréquent d’oublier de prendre en compte les délais d’approvisionnements et les délais de traitement administratifs, qui sont parfois plus long que la réalisation de la tâche elle-même. Faire 200 km pour trouver un barnum prendra plus de temps que de le monter.

A l’ère du virtuel on a tendance à oublier le temps nécessaire à la préparation d’un travail.

Un conseil : en commençant le plus tôt possible vous évitez de travailler dans l’urgence et vous réduisez le stress de l’équipe projet.

Sur un projet il n’est jamais trop tôt pour commencer un travail ou une tâche.

Sur votre projet, quelles sont les tâches que vous pourriez commencer sans attendre ?

Réussir un projet n°4 : évaluer et gérer les risques

Un risque c’est un danger éventuel : par exemple « nous allons être mouillés s’il pleut ».

Prenez un peu de temps pour réfléchir à ce qui pourrait arriver sur votre projet.

Puis faites quelque chose pour les risques importants. Un risque important et pour lequel pour devez prendre des mesures spécifiques est un risque qui aurait des conséquences fâcheuses pour votre projet et qui a de réelles chances d’arriver.

Le risque météo pour une garden party en est un.

Nous pourrions y ajouter le risque que les invités arrivent en retard, bloqués sur la route à cause de l’Armada. Ou encore le risque que tout soit carbonisé si c’est la première fois que vous utilisez votre nouveau barbecue.

Donc évaluer et gérer les risques est un vrai travail d’anticipation.

Un conseil : évaluez les risques le plus tôt possible, comme cela vous pourrez plus facilement organiser le travail nécessaire pour les éviter ou pour les minimiser

Dans un projet, les aléas et les risques ne sont pas des imprévus, puisque vous les avez identifiés et que vous les connaissez.

Tous les projets sont risqués par définition. Ne vous y trompez pas, attendez-vous à des déconvenues si vous ignorez les risques

Ne pas évaluer les risques sur un projet, c’est comme sauter en parachute et de se poser la question en plein vol de savoir s’il est bien attaché : on a une chance de s’en sortir, mais c’est kamikaze.

Que peut-il arriver à votre projet ?

Eviter les problèmes sur les projets

Réussir un projet est avant tout une question d’anticipation.

Depuis mon expérience à cette Garden Parti de 2008 j’ai eu l’occasion d’en organiser plusieurs et je peux vous assurer que l’utilisation de ces quatre techniques m’ont permis d’éviter bien des déconvenues.

Elles me sont utiles tous les jours sur des projets beaucoup plus important comme dernièrement le déménagement d’un entrepôt de préparation de commandes pour la grande distribution.

Visualisez le résultat final attendu, prévoyez les imprévus, commencez le plus tôt possible, évaluez et gérez les risques, et vous aller éviter la plupart des problèmes qui auraient pu entacher la réussite de votre projet.

Bonne anticipation et bonne garden party.

  

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