4 techniques simples pour éviter les problèmes sur les projets

image 4 techniques simples pour éviter les problèmes sur les projetsL’été c’est l’occasion des barbecues en famille ou entre amis et des réceptions en plein air.

Réussir une garden party de plus de 40 personnes est avant tout une affaire d’anticipation.

Voilà une petite histoire qui est arrivée à un ami qui m’avait invité, il y a quelques années, et que je ne souhaite à personne :

  • L’orchestre qu’il avait commandé n’est jamais venu, ils n’ont jamais reçu sa commande
  • Il ne surveillait pas suffisamment le feu et la moitié des saucisses ont été carbonisées
  • Son fournisseur de saucisses et merguez était en rupture de stocks. Il n’avait pas commandé et il avait attendu la veille avant d’y aller. Cela lui a coûté 20% de plus pour en trouver au dernier moment.
  • On était en pleine période de l’Armada et il y avait pénurie de barnums. Ce jour-là il a eu des averses. (l’Armada est un rassemblement de grands voiliers organisé à Rouen. Je vous invite à y assister au moins une fois, cela vaut le déplacement. Rendez-vous en 2013 ;-).
  • La préfecture avait mis en place un plan de circulation extraordinaire pour assurer la sécurité des plus de 9 millions de visiteurs à l’Armada. Des invités qui venaient de loin sont arrivés avec 3 heures de retard ! (je vous laisse imaginer l’ambiance). )

Tous ces problèmes auraient pu être évités avec une bonne anticipation.

Prévoir ce qui doit arriver et ce qui peut se produire est nécessaire pour la réussite de tout projet.

Voici donc quatre techniques simples, valables quel que soit le type de projet, pour anticiper efficacement et éviter les problèmes.

Réussir un projet n°1 : visualiser clairement le résultat final attendu

C’est quoi et c’est comment une garden party réussie ? Imaginez la scène dans son ensemble et réfléchissez aux détails qui feront la différence.

Imaginez ce barbecue géant (fermez les yeux si c’est plus facile pour vous) Vous sentez l’odeur des gambas grillées puis le goût de la viande bien cuite (il en faut pour tous les goûts). Vous voyez tous vos invités arriver avec le sourire, ils ont trouvés facilement avec le plan que vous leur avez envoyés par email. Votre discours est fluide, on vous applaudi… Puis vous notez tout ce qu’il faut faire et tout ce qu’il ne faut pas oublier, pour que cette image se réalise.

Prenez le temps de vous faire une représentation claire et précise du résultat final :

  • distinguez bien les livrables des actions. Les livrables c’est par exemple l’orchestre qui joue de la musique ou le barnum et les tables installées. Les actions c’est trouver, réserver et commander l’orchestre ; puis c’est aller chercher le barnum et les tables, les monter et dresser la table.
  • mettez-vous à la place de vos invités (les utilisateurs d’une manière générale) et décrivez ce qu’ils vont retenir de cette journée (ce que vous allez leur apporter d’une manière générale)
  • affinez votre vision en la partageant autour de vous (avec votre équipe, votre commanditaire et les utilisateurs finaux)
Un conseil : ne perdez pas de vue la solution finale, même quand vous êtes la tête sous le guidon, cela aide à redéfinir les priorités.

Avez-vous une vision claire et détaillée du résultat final de votre projet ?

Réussir un projet n°2 : prévoir les imprévus

Prévoyez un budget complémentaire et réservez du temps pour les imprévus.

Retenez qu’il existe deux grands types d’imprévus :

  • ce que vous n’avez pas pris en compte, dès le début, dans le travail à faire et qui va se traduire par du travail en plus. Comme le fait d’apprendre la veille qu’il y a des invités végétariens. Il va leur falloir un menu spécial.
  • les événements qui viennent perturber la marche du projet. Comme les 9 millions de visiteurs à l’Armada, ou que votre conjoint se soit cassé la jambe la semaine dernière et qu’il ne puisse pas vous aider.

Le budget et le délai à prendre en compte pour les imprévus varient habituellement entre 5 et 25%.

Conseil d’ami : démarrer un projet sans budget ni délai pour les imprévus c’est comme se lancer dans une course avec un boulet attaché au pied, au premier nid de poule vous restez sur place.

Pour les imprévus, quels budget et délai supplémentaires prévoyez-vous vous votre projet ?

Réussir un projet n° 3 : commencer le plus tôt possible

N’attendez pas la dernière minute pour vous y mettre. Vous connaissez la fable de La Fontaine, le Lièvre et la Tortue, « rien ne sert de courir ; il faut partir à point… » pas besoin de dessin.

image 4 techniques simples pour éviter les problèmes sur les projets - commencer le plus tôt possibleLe cas de la rupture de stock de saucisses est un cas typique de problème d’approvisionnement sur les projets.

En plus il est fréquent d’oublier de prendre en compte les délais d’approvisionnements et les délais de traitement administratifs, qui sont parfois plus long que la réalisation de la tâche elle-même. Faire 200 km pour trouver un barnum prendra plus de temps que de le monter.

A l’ère du virtuel on a tendance à oublier le temps nécessaire à la préparation d’un travail.

Un conseil : en commençant le plus tôt possible vous évitez de travailler dans l’urgence et vous réduisez le stress de l’équipe projet.

Sur un projet il n’est jamais trop tôt pour commencer un travail ou une tâche.

Sur votre projet, quelles sont les tâches que vous pourriez commencer sans attendre ?

Réussir un projet n°4 : évaluer et gérer les risques

Un risque c’est un danger éventuel : par exemple « nous allons être mouillés s’il pleut ».

Prenez un peu de temps pour réfléchir à ce qui pourrait arriver sur votre projet.

Puis faites quelque chose pour les risques importants. Un risque important et pour lequel pour devez prendre des mesures spécifiques est un risque qui aurait des conséquences fâcheuses pour votre projet et qui a de réelles chances d’arriver.

Le risque météo pour une garden party en est un.

Nous pourrions y ajouter le risque que les invités arrivent en retard, bloqués sur la route à cause de l’Armada. Ou encore le risque que tout soit carbonisé si c’est la première fois que vous utilisez votre nouveau barbecue.

Donc évaluer et gérer les risques est un vrai travail d’anticipation.

Un conseil : évaluez les risques le plus tôt possible, comme cela vous pourrez plus facilement organiser le travail nécessaire pour les éviter ou pour les minimiser

Dans un projet, les aléas et les risques ne sont pas des imprévus, puisque vous les avez identifiés et que vous les connaissez.

Tous les projets sont risqués par définition. Ne vous y trompez pas, attendez-vous à des déconvenues si vous ignorez les risques

Ne pas évaluer les risques sur un projet, c’est comme sauter en parachute et de se poser la question en plein vol de savoir s’il est bien attaché : on a une chance de s’en sortir, mais c’est kamikaze.

Que peut-il arriver à votre projet ?

Eviter les problèmes sur les projets

Réussir un projet est avant tout une question d’anticipation.

Depuis mon expérience à cette Garden Parti de 2008 j’ai eu l’occasion d’en organiser plusieurs et je peux vous assurer que l’utilisation de ces quatre techniques m’ont permis d’éviter bien des déconvenues.

Elles me sont utiles tous les jours sur des projets beaucoup plus important comme dernièrement le déménagement d’un entrepôt de préparation de commandes pour la grande distribution.

Visualisez le résultat final attendu, prévoyez les imprévus, commencez le plus tôt possible, évaluez et gérez les risques, et vous aller éviter la plupart des problèmes qui auraient pu entacher la réussite de votre projet.

Bonne anticipation et bonne garden party.

 

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N’hésitez pas à partager votre expérience de l’utilisation de ces 4 techniques dans les commentaires ci-dessous.

Discussions

  1. Lemaire Chrystel a écrit :

    Bonjour Laurent,
    Je viens d’intégrer un poste de chef de projet communication aprés une reconversion réussie. Ma manager est sensée me faire monter en compétences car le job est nouveau pour moi . Malheureusement, ce n’est absolument pas le cas, au contraire. Elle me donne quelques tâches de relecture de docs et de photocopies !
    Au placard donc ! le probléme est que je n’ai pratiquement rien à faire : je ne peux donc pas faire mes preuves ; et d’autre part, il existe de gros problémes de communication verticale (personne ne se parle !)-le patron n’est pas au courant et m’attend au tournant (normal !) .
    Sans pouvoir me faire les dents, comment pourrai-je prouver mes compétences si l’on ne veut rien me confier ?merci pour vos conseils si pertinents et si enrichissants . Bien à vous, Chrystel.

    • CaptainProjet a écrit :

      Bonjour Chrystel,
      Tout d’abord félicitations pour ta reconversion réussie.

      Malheureusement pour toi tu es victime, comme beaucoup, d’un manager qui n’est pas à la hauteur et qui ne sais pas tirer parti des talents de ses employés :-( . A ce sujet tu peux peut être essayer de partager avec elle tes talents. Une étude est venue démontrer que les employés sont plus motivés et réussissent mieux dans leur travail quand ils mettent en avant leurs talents plutôt que quand ils tentent de combler leurs faiblesses.

      L’équipe qui a réalisé cette étude a écrit plusieurs ouvrages et a même développé un test pour faire ressortir ses propres talents. Il s’agit d’un test en ligne qui permet d’identifier 5 talents principaux parmis 34. Le test est accessible avec un code disponible uniquement pour ceux qui ont acheté le livre « Strengths Finder 2.0″. Tu peux voir un résumé du livre sur le site d’Olivier Roland.

      Ce livre n’est pas dans mes recommandations de lecture parce qu’il est en anglais. Néanmoins le test existe en français.

      Enfin, sur les aspects plus techniques, si tu n’as aucune compétence ni en gestion de projet ni en communication, n’hésites pas à te former, avec ou sans l’aide de l’entreprise.
      Je ne peux que te recommander te t’inscrire à la newsletter de CaptainProjet et tu recevras gratuitement, dans les jours et semaines à venir, de nombreux conseils et formations.

      Bons projets
      Laurent

  2. Le chérubin a écrit :

    Bonjour Laurent,

    Ah si seulement les règles, les méthodes et les conseils étaient suivis par les dirigeants d’entreprise… Je serais chomeur. En plus, l’incompétence de certains, l’urgentisme d’autres, sans parler de l’excès de confiance ou de trouille de chacun, sont une source inépuisable de joies et de rires.
    Hier matin, alors que je suis en mission en tant que directeur de projets, l’un des membres de l’équipe, chef du projet conditionnement convoque une réunion dans le cadre de ce projet, ce dont il ne me tient pas informé. Son objectif est d’imposer, au cours de cette réunion, une modification des plans de palettisation et de colisage de 4500 références articles à destination d’une quinzaine de constructeurs automobiles. Par ailleurs, comme la bétise ne lui semble pas encore démesurée, il décide de standardiser les cinquantes consignes potentielles d’emballage dans un paragraphe d’une quinzaine de lignes, destiné à l’opérateur picking, dont ce dernier devra prendre connaissance au moment de la préparation de chaque colis… L’ordre d’application est donné dès la fin de la réunion!
    Après analyse hier après midi, le surcout transport lié au nouvelles consignes d’emballage est calculé à plus de 30% et l’inefficacité du paragraphe de consignes évaluée à 100%.
    L’autre défaut constaté dans les echecs au démarrage est donc… les notes de calculs établies a posteriori.
    Longue vie à ton site… et bonne journée

  3. abdoh a écrit :

    Bonjour CaptainProjet,
    merci pour ces intéressants conseils.

    De ma part, je vient de commencer à travailler en mode projet, et je croix que le probleme est le fait que dans tous les cas je ne suis pas le vrai responsable du projet, et je ne fait que la préparation des plannings suivant les instructions de la hearchie et le suivi de réalisation de quelques tache du projet. alors je ne voix pas comment je pourrai Visualiser le résultat final attendu, et commencer le plus tôt possible

    • CaptainProjet a écrit :

      Bonjour Abdoh,
      tout d’abord félicitation d’avoir intégré une équipe projet.

      Si le chef de projet ne t’as pas expliqué la finalité du projet, tu peux très bien le lui demander.
      Tu peux également demander à voir les plans ou le cahier des charges, c’est souvent un bon point de départ.

      Quant à commencer le plus tôt possible, en étant au planning tu es aux premières loges.
      Tu peux très bien faire des recommandations à ta hiérarchie pour anticiper le début de certaines taches qui te semblent critiques, c’est toujours eux qui décident mais au moins tu auras fait des propositions qui montrent que tu participes à l’anticipation. C’est déja un bon début.

  4. loolonair a écrit :

    Bonjour Laurent, (ou captainprojet, je ne sais pas ce que je dois dire d’ailleurs ?)

    oui très intéressantes ces 4 techniques.
    Tes amis avec leur barbecue n’ont vraiment pas eu de chance !

    Bon sinon la finalité du projet sur lequel je travaille n’est ni claire ni détaillée. En tout cas à mon niveau, je suis un des chefs de projets, en charge du domaine stock. Notre société change de logiciel de gestion (ERP).

    • CaptainProjet a écrit :

      Bonjour loolonair,
      toutes les personnes impliquées sur un projet doivent en connaitre la finalité, sinon à quoi bon s’impliquer ?
      Je vais publier un article sur le sujet, merci de ta question ;-)

      Les projets de type ERP sont de bons exemples parce-que ce sont des projets avec des enjeux importants. Ils impliquent beaucoup de personnes, beaucoup de processus de gestion et c’est par là que passe les flux financiers de l’entreprise. Tout cela pour te dire que la finalité souhaitée est très bien connu par les dirigeants de l’entreprise, sinon ils ne prendraient pas le risque d’un tel projet.

      Pour ton domaine, la gestion des stocks, les projets ERP sont souvent un des moyens pour permettre de diminuer les niveaux des stocks tout en augmentant le taux de services aux clients.

      Très souvent il suffit de poser la question à un des dirigeants de l’entreprise.
      Et puis connaitre la finalité, et la partager avec ton équipe c’est un bon moyen la motiver. (à lire à ce sujet la vérité sur ce qui nous motive

    • CaptainProjet a écrit :

      Ha oui j’allais oublier ton autre question : laurent cela me va très bien, et captainprojet aussi :cool:

  5. nestor a écrit :

    Bonjour CaptainProjet,
    merci pour ces conseils.

    De mon coté j’ai l’habitude de gérer les risques projet mais je n’utilise pas les autres techniques. Peux tu nous éclairer sur les 5 à 25% de budget en plus, l’écart est assez important

    • CaptainProjet a écrit :

      Bonjour nestor,
      sur le principe le niveau de marge pour les imprévus est fonction de l’état d’avancement de projet, plus tu approches de la fin, moins les imprévus sont importants.

      Les taux varient aussi entre autre en fonction des types de projets. Dans la pratique il faut également prendre en compte la manière de les intégrer dans le budget.
      Pour en savoir plus j’ai un chapitre entier dédié à ce sujet dans mes formations ;-) .

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